Nachweisgesetz im Arbeitsrecht

Begriff und rechtliche Grundlagen

Was ist das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz (NachwG) ist ein deutsches Bundesgesetz, das die Pflicht des Arbeitgebers regelt, dem Arbeitnehmer die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und auszuhändigen. Es setzt die europäische Arbeitsbedingungenrichtlinie (Richtlinie 2019/1152/EU) in deutsches Recht um.

Das Gesetz gilt für alle Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob sie in Vollzeit oder Teilzeit beschäftigt sind, befristet oder unbefristet arbeiten. Auch für Minijobber, Werkstudenten und Praktikanten gilt das Nachweisgesetz, sofern ein Arbeitsverhältnis vorliegt.

Die Reform 2022

Zum 1. August 2022 wurde das Nachweisgesetz grundlegend reformiert. Die wesentlichen Änderungen im Überblick:

Der Katalog der Pflichtangaben wurde von zuvor 10 auf nunmehr 15 Punkte erweitert. Die Fristen für die Aushändigung wurden deutlich verkürzt – teilweise auf den ersten Arbeitstag. Erstmals wurden Bußgelder für Verstöße eingeführt. Die elektronische Form wurde ausdrücklich ausgeschlossen, was in der Praxis zu erheblicher Kritik geführt hat.

Die Pflichtangaben im Überblick

Der vollständige Katalog nach § 2 NachwG

Das Nachweisgesetz schreibt in § 2 Abs. 1 einen umfangreichen Katalog von Angaben vor, die der Arbeitgeber schriftlich dokumentieren muss:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien – sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers.

• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses – das Datum, ab dem das Arbeitsverhältnis wirksam wird.

• Bei Befristung: Enddatum oder vorhersehbare Dauer – bei befristeten Arbeitsverträgen muss das Ende oder die voraussichtliche Dauer angegeben werden.

• Arbeitsort – der Ort, an dem die Arbeit zu leisten ist. Bei wechselnden Arbeitsorten oder freier Wahl des Arbeitsortes muss ein entsprechender Hinweis erfolgen.

• Tätigkeitsbeschreibung – eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit.

• Dauer der Probezeit – sofern eine Probezeit vereinbart wurde, deren Länge.

• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts – einschließlich Vergütung von Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie deren Fälligkeit.

• Vereinbarte Arbeitszeit – die Dauer der regelmäßigen täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit.

• Vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten – bei Schichtarbeit auch das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen.

• Bei Arbeit auf Abruf: Regelungen nach § 12 TzBfG – Vereinbarung über Arbeit auf Abruf, Mindeststunden, Zeitrahmen.

• Möglichkeit der Anordnung von Überstunden – sofern vereinbart, und deren Voraussetzungen.

• Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung – sofern ein solcher besteht.

• Name und Anschrift des Versorgungsträgers – wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung zusagt.

• Kündigungsfristen und Verfahren – das bei einer Kündigung einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage.

• Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen – welche kollektivrechtlichen Regelungen auf das Arbeitsverhältnis Anwendung finden.

• Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs – die Anzahl der Urlaubstage pro Jahr.

Fristen für den Nachweis

Gestaffelte Fristen seit 2022

Das Nachweisgesetz sieht seit der Reform 2022 gestaffelte Fristen vor, bis wann welche Angaben dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden müssen:

Spätestens am ersten Arbeitstag müssen vorliegen: Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich Überstundenvergütung, vereinbarte Arbeitszeit.

Spätestens am siebten Kalendertag nach Arbeitsbeginn müssen vorliegen: Beginn des Arbeitsverhältnisses, bei Befristung das Enddatum, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Dauer der Probezeit, Ruhepausen und Ruhezeiten, bei Schichtarbeit das Schichtsystem.

Spätestens einen Monat nach Arbeitsbeginn müssen vorliegen: Hinweis auf Arbeit auf Abruf, Möglichkeit der Überstundenanordnung, Urlaubsdauer, Fortbildungsanspruch, betriebliche Altersversorgung, Kündigungsverfahren und -fristen, Hinweis auf Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.

Änderungen der Arbeitsbedingungen

Ändern sich wesentliche Arbeitsbedingungen während des Arbeitsverhältnisses, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens an dem Tag, an dem die Änderung wirksam wird, schriftlich darüber informieren. Dies gilt nicht, wenn sich lediglich Gesetze, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen ändern, auf die im Nachweis verwiesen wurde.

Formvorschriften

Strenge Schriftform

Das Nachweisgesetz schreibt in § 2 Abs. 1 Satz 1 ausdrücklich die Schriftform vor. Das bedeutet: Der Nachweis muss in Papierform erfolgen und vom Arbeitgeber eigenhändig unterschrieben werden.

Die elektronische Form ist nach § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG ausdrücklich ausgeschlossen. Eine E-Mail, ein PDF-Dokument oder eine elektronische Signatur genügen nicht. Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer ausdrücklich mit der elektronischen Form einverstanden ist.

Diese Regelung ist europarechtlich umstritten, da die zugrunde liegende EU-Richtlinie die elektronische Form unter bestimmten Voraussetzungen zulässt. Der deutsche Gesetzgeber hat sich jedoch bewusst für die strengere Schriftform entschieden.

Der schriftliche Arbeitsvertrag als Nachweis

In der Praxis erfüllt ein schriftlicher Arbeitsvertrag, der alle Pflichtangaben enthält und vom Arbeitgeber unterschrieben ist, die Anforderungen des Nachweisgesetzes. Ein gesondertes Nachweisschreiben ist dann nicht erforderlich.

Enthält der Arbeitsvertrag nicht alle Pflichtangaben, muss der Arbeitgeber die fehlenden Angaben in einem separaten Nachweisschreiben ergänzen. Auch dieses muss eigenhändig unterschrieben und dem Arbeitnehmer in Papierform ausgehändigt werden.

Rechtsfolgen bei Verstößen

Bußgeld bis zu 2.000 Euro

Seit der Reform 2022 ist ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz eine Ordnungswidrigkeit. Nach § 4 NachwG kann ein Bußgeld bis zu 2.000 Euro verhängt werden, wenn der Arbeitgeber den Nachweis nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt.

Das Bußgeld kann für jeden einzelnen Verstoß verhängt werden. Bei mehreren Arbeitnehmern ohne ordnungsgemäßen Nachweis kann sich die Summe entsprechend vervielfachen.

Keine Unwirksamkeit des Arbeitsvertrags

Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz führt nicht zur Unwirksamkeit des Arbeitsvertrags. Das Arbeitsverhältnis besteht unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seinen Nachweispflichten nachgekommen ist.

Beweisrechtliche Folgen

Bei fehlendem oder unvollständigem Nachweis kann dies jedoch beweisrechtliche Folgen haben. Im Streitfall über den Inhalt des Arbeitsverhältnisses geht die Beweislast zulasten des Arbeitgebers. Der Arbeitnehmer kann sich auf die für ihn günstigere Regelung berufen, wenn der Arbeitgeber nicht nachweisen kann, was tatsächlich vereinbart wurde.

Besonderheiten bei Altverträgen

Bestandsschutz für vor August 2022 geschlossene Verträge

Für Arbeitsverträge, die vor dem 1. August 2022 geschlossen wurden, gilt eine Übergangsregelung: Der Arbeitgeber muss nur auf Verlangen des Arbeitnehmers einen vollständigen Nachweis nach den neuen Anforderungen erteilen.

Verlangt der Arbeitnehmer einen Nachweis, muss der Arbeitgeber die wesentlichen Angaben innerhalb von sieben Tagen aushändigen. Die Angaben zu Urlaub, Altersversorgung, Kündigungsverfahren und Tarifverträgen müssen innerhalb eines Monats nachgereicht werden.

Fristen im Überblick

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Dieser Artikel wurde von Dr. Thorn Rechtsanwälte mbB erstellt. Stand: 23.1.2026