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Was ist eine Personalakte?
Die Personalakte ist eine zentrale Sammlung aller arbeitsbezogenen Informationen über einen Arbeitnehmer. Sie dient Arbeitgebern zur Dokumentation von Arbeitsverhältnissen und zur Entscheidungsfindung bei Personalfragen.
Bedeutung der Personalakte für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Für Arbeitnehmer: Die Personalakte enthält wesentliche Informationen über das Arbeitsverhältnis und kann im Streitfall als Nachweis dienen.
Für Arbeitgeber: Arbeitgeber nutzen die Personalakte als Grundlage für personalbezogene Entscheidungen wie Beförderungen, Gehaltsanpassungen oder Kündigungen.
Datenschutzaspekte: Die Personalakte unterliegt strengen Datenschutzbestimmungen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff darauf haben und dass die gespeicherten Daten rechtmäßig und verhältnismäßig sind.
Rechtlicher Hintergrund: BDSG und DSGVO
Die Führung und Verarbeitung von Personalakten unterliegt in Deutschland strengen gesetzlichen Vorgaben, die insbesondere im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt sind.
Gesetzliche Grundlagen
BDSG: Das Bundesdatenschutzgesetz regelt die Speicherung, Verarbeitung und den Schutz personenbezogener Daten, einschließlich der Daten in Personalakten.Einsicht in die Personalakte
Recht auf Einsicht: Arbeitnehmer haben nach § 83 BetrVG das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Dies kann persönlich oder in Begleitung eines Betriebsratsmitglieds erfolgen. Häufige Fehler: Manchmal verweigern Arbeitgeber das Einsichtsrecht oder legen nicht die vollständige Akte vor.
DSGVO: Die Datenschutz-Grundverordnung setzt europaweit einheitliche Standards für den Umgang mit personenbezogenen Daten, die auch für Personalakten gelten.
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): Das BetrVG regelt das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Führung und Einsicht in Personalakten.
Inhalt einer Personalakte
Vertragsunterlagen: Enthält den Arbeitsvertrag, eventuelle Änderungsverträge und Zusatzvereinbarungen.
Gehaltsdokumente: Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und steuerliche Unterlagen.
Leistungsbeurteilungen: Feedbackgespräche, Zielvereinbarungen, Arbeitszeugnisse.
Abmahnungen und Kündigungen: Dokumentation von arbeitsrechtlichen Maßnahmen.
Urlaubs- und Krankheitsnachweise: Enthält Urlaubsanträge, Krankmeldungen und ärztliche Bescheinigungen.
Sonstige Dokumente: Weiterbildungsnachweise, Zertifikate oder Mitarbeitergespräche.
Einsicht in die Personalakte
Recht auf Einsicht: Arbeitnehmer haben nach § 83 BetrVG das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Dies kann persönlich oder in Begleitung eines Betriebsratsmitglieds erfolgen. Manchmal verweigern Arbeitgeber das Einsichtsrecht oder legen nicht die vollständige Akte vor.
Unrichtige oder unzulässige Einträge
Korrektur falscher Daten: Falls fehlerhafte oder veraltete Informationen in der Personalakte enthalten sind, kann der Arbeitnehmer eine Berichtigung verlangen.
Unzulässige Inhalte: Private Informationen, politische Meinungen oder Gesundheitsdaten dürfen nicht ohne ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers aufgenommen werden.
Datenschutzverstöße
Unbefugter Zugriff: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur befugte Personen Zugriff auf die Personalakte haben.
Unrechtmäßige Speicherung: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind.
DR. THORN Rechtsanwälte
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FAQ - Personalakte
Darf mein Arbeitgeber heimlich eine Personalakte über mich führen?
Nein, der Arbeitgeber darf keine geheime Personalakte über einen Arbeitnehmer führen. Nach den Vorgaben des Datenschutzrechts (insbesondere der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes, BDSG) dürfen nur solche Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind (§ 26 BDSG). Der Arbeitnehmer hat das Recht, über die gespeicherten Daten informiert zu werden. Heimliche Aufzeichnungen oder "Schattenakten" sind unzulässig und können rechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber haben.
Wer darf meine Personalakte einsehen?
Nur autorisierte Personen wie Personalverantwortliche, Vorgesetzte oder andere Personen, die aufgrund ihrer Tätigkeit Zugriff auf die Akte benötigen, dürfen diese einsehen. Der Zugang muss auf das notwendige Maß beschränkt sein, um den Datenschutz zu gewährleisten. Der Arbeitnehmer hat das Recht, jederzeit Einsicht in seine Personalakte zu verlangen (§ 83 BetrVG). Dieses Recht umfasst auch die Möglichkeit, sich Kopien von Dokumenten aushändigen zu lassen. Falls ein Betriebsrat besteht, kann dieser den Arbeitnehmer bei der Einsichtnahme unterstützen (§ 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG).
Kann ich unrichtige Einträge in meiner Personalakte löschen lassen?
Ja, Arbeitnehmer haben das Recht auf Berichtigung oder Löschung fehlerhafter, veralteter oder unzulässiger Einträge in ihrer Personalakte. Dieses Recht ergibt sich aus der DSGVO (Art. 16 und 17) sowie arbeitsrechtlichen Grundsätzen.
Vorgehen: Der Antrag auf Korrektur oder Löschung sollte schriftlich beim Arbeitgeber gestellt werden. Es empfiehlt sich, Beweise für die Unrichtigkeit der Einträge beizufügen.
Rechtsweg: Sollte der Arbeitgeber den Antrag ablehnen, kann der Arbeitnehmer den Betriebsrat einschalten oder rechtliche Schritte vor dem Arbeitsgericht einleiten.
Muss ich über neue Einträge in meiner Personalakte informiert werden?
Ja, insbesondere bei negativen Einträgen wie Abmahnungen oder Ermahnungen muss der Arbeitnehmer informiert werden. Dies ergibt sich aus dem Grundsatz des rechtlichen Gehörs (§ 82 BetrVG). Der Arbeitnehmer hat das Recht, zu solchen Einträgen Stellung zu nehmen und eine Gegendarstellung in die Personalakte aufnehmen zu lassen (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Bei neutralen oder positiven Einträgen (z. B. Fortbildungsnachweise) besteht zwar keine gesetzliche Verpflichtung zur Information, dennoch ist es üblich, dass Arbeitnehmer über solche Einträge informiert werden.
Was kann ich tun, wenn mir der Arbeitgeber die Einsicht verweigert?
Falls der Arbeitgeber die Einsicht in die Personalakte verweigert, können folgende Schritte unternommen werden:
Betriebsrat einschalten: Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei Fragen zur Führung von Personalakten (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) und kann den Arbeitnehmer bei der Durchsetzung seines Einsichtsrechts unterstützen.
Fachanwalt für Arbeitsrecht konsultieren: Ein Anwalt kann helfen, das Einsichtsrecht durchzusetzen und gegebenenfalls eine Klage beim Arbeitsgericht einreichen.
Datenschutzbehörde einschalten: Bei Verstößen gegen Datenschutzvorgaben kann auch eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde eingereicht werden.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung - Bitte konsultieren Sie einen Anwalt
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