Dienstreise im Arbeitsrecht

Das Wichtigste in Kürze

• Pflicht zur Dienstreise: Der Arbeitgeber kann Dienstreisen im Rahmen seines Direktionsrechts anordnen, sofern der Arbeitsvertrag eine Reisetätigkeit vorsieht und die Anordnung billigem Ermessen entspricht.

• Reisezeit und Vergütung: Reisezeit ist arbeitszeitrechtlich nicht automatisch Arbeitszeit – vergütungsrechtlich aber grundsätzlich schon: Das BAG hat mit Urteil vom 17.10.2018 (5 AZR 553/17) klargestellt, dass auf Anordnung des Arbeitgebers geleistete Reisezeit zu vergüten ist.

• Kostenerstattung: Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegungsmehraufwand sind vom Arbeitgeber zu erstatten. Die steuerfreie Verpflegungspauschale beträgt 14 Euro (ab 8 Stunden) bzw. 28 Euro (24 Stunden Abwesenheit).

• Unfallversicherungsschutz: Auf Dienstreisen besteht erweiterter gesetzlicher Unfallversicherungsschutz – auch für Wege zum Hotel oder Restaurant.

• Mitbestimmung: Allgemeine Reisekostenrichtlinien unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats. Die Anordnung einzelner Dienstreisen fällt dagegen unter das Direktionsrecht des Arbeitgebers.

Pflicht zur Dienstreise

Anordnung durch das Direktionsrecht

Der Arbeitgeber kann Dienstreisen im Rahmen seines Direktionsrechts nach § 106 GewO anordnen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitsvertrag eine Reisetätigkeit zumindest nicht ausschließt und die Anordnung billigem Ermessen entspricht. Bei Arbeitnehmern, deren Vertrag eine Reisetätigkeit ausdrücklich vorsieht – etwa im Außendienst –, besteht eine umfassende Dienstreisepflicht.

Grenzen der Anordnung

Die Anordnung einer Dienstreise darf nicht unverhältnismäßig sein. Bei Arbeitnehmern mit familiären Betreuungspflichten, bei schwangeren Arbeitnehmerinnen und bei schwerbehinderten Arbeitnehmern gelten besondere Rücksichtnahmepflichten. Auch die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes – insbesondere Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten – sind bei der Planung zu beachten.

Verweigert ein Arbeitnehmer eine angeordnete Dienstreise ohne sachlichen Grund, riskiert er eine Abmahnung und im Wiederholungsfall eine Kündigung wegen Arbeitsverweigerung.

Reisezeit als Arbeitszeit

Arbeitszeitrechtliche Einordnung

Arbeitszeitrechtlich – im Sinne des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) – ist reine Reisezeit grundsätzlich keine Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer während der Reise keine Arbeitsleistung erbringt. Passives Sitzen im Zug oder Flugzeug ohne Arbeitsverpflichtung gilt als Ruhezeit. Wer während der Reise jedoch arbeitet oder selbst ein Fahrzeug steuert, erbringt Arbeitszeit im Sinne des ArbZG.

Vergütungsrechtliche Einordnung

Von der arbeitszeitrechtlichen Einordnung strikt zu trennen ist die vergütungsrechtliche Frage. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 17.10.2018 (5 AZR 553/17) klargestellt: Reisezeit, die auf Anordnung des Arbeitgebers erfolgt, ist vergütungspflichtig – auch wenn sie arbeitszeitrechtlich keine Arbeitszeit darstellt.

Das bedeutet: Ohne anderslautende Regelung im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung ist die gesamte angeordnete Reisezeit zum vereinbarten Stundenlohn zu vergüten – auch außerhalb der regulären Arbeitszeit. Abweichende Regelungen sind zulässig, müssen aber klar und transparent formuliert sein.

Dokumentation der Reisezeit

Arbeitnehmer sollten geleistete Reisezeiten sorgfältig aufzeichnen. Im Streitfall liegt die Beweislast beim Arbeitnehmer. Eine einfache Tabelle mit Datum, Reisestrecke, Abfahrts- und Ankunftszeit genügt als Grundlage für Vergütungsansprüche.

Kostenerstattung auf Dienstreisen

Grundsatz der Kostenerstattung

Der Arbeitgeber ist nach § 670 BGB (analog) verpflichtet, dem Arbeitnehmer die zur Durchführung der Dienstreise erforderlichen Aufwendungen zu erstatten. Die konkrete Ausgestaltung kann durch Reisekostenrichtlinien, Betriebsvereinbarungen oder den Arbeitsvertrag geregelt werden.

Fahrtkosten

Fahrtkosten umfassen Bahn, Flugzeug, Mietwagen oder die Nutzung des privaten PKW. Bei Nutzung des privaten Fahrzeugs wird in der Regel eine Kilometerpauschale erstattet – steuerlich anerkannt sind 0,30 Euro je Kilometer, viele Arbeitgeber zahlen 0,35 bis 0,42 Euro. Bei Nutzung eines Dienstwagens entfällt die Erstattung der Fahrtkosten.

Verpflegungsmehraufwand

Der steuerlich anerkannte Verpflegungsmehraufwand bei Inlandsdienstreisen beträgt nach § 9 Abs. 4a EStG: 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro bei ganztägiger Abwesenheit (24 Stunden). An- und Abreisetage bei mehrtägigen Dienstreisen werden pauschal mit jeweils 14 Euro berücksichtigt. Bei Auslandsdienstreisen gelten länderspezifisch höhere Pauschalen gemäß der jährlichen Bekanntmachung des Bundesfinanzministeriums.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten werden gegen Nachweis (Hotelrechnung) erstattet. Viele Unternehmen legen Obergrenzen fest oder geben bestimmte Hotelkategorien vor. Steuerlich ist eine Übernachtungspauschale von 20 Euro für Inlandsdienstreisen zulässig, wenn kein Einzelnachweis vorgelegt wird.

Unfallversicherungsschutz auf Dienstreise

Erweiterter Versicherungsschutz

Während einer Dienstreise besteht ein erweiterter Versicherungsschutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Anders als beim täglichen Arbeitsweg sind auch Wege zum Hotel, zum Restaurant und zu anderen dienstlich veranlassten Orten versichert. Rein private Verrichtungen – etwa ein Abstecher zu einer Sehenswürdigkeit – sind nicht geschützt.

Bei einem Arbeitsunfall auf einer Dienstreise gelten die regulären Leistungen der Berufsgenossenschaft: Heilbehandlung, Verletztengeld und bei dauerhaften Folgen eine Unfallrente.

Dienstreise und Mitbestimmung des Betriebsrats

Mitbestimmungspflichtige Reisekostenregelungen

Allgemeine Reiserichtlinien und Reisekostenregelungen unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 10 BetrVG. Das gilt insbesondere für Reisekostenrichtlinien, die Pauschalen für Verpflegung oder Übernachtung festlegen, sowie für Regelungen zur Vergütung von Reisezeit außerhalb der regulären Arbeitszeit.

Die konkrete Anordnung einer einzelnen Dienstreise fällt dagegen nicht unter die Mitbestimmung – sie gehört zum Direktionsrecht des Arbeitgebers.

Typische Streitpunkte bei Dienstreisen

Vergütung der Reisezeit

Der häufigste Streitpunkt: Arbeitgeber vergüten Reisezeit außerhalb der Kernarbeitszeit nicht oder nur anteilig, obwohl keine wirksame Regelung dies erlaubt. Arbeitnehmer sollten Reisezeiten genau aufzeichnen und im Streitfall einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzuziehen.

Fehlende Reisekostenrichtlinie

Fehlt eine Reisekostenrichtlinie, gilt der gesetzliche Erstattungsanspruch nach § 670 BGB: Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Erstattung der tatsächlich entstandenen und notwendigen Aufwendungen. Obergrenzen oder Pauschalierungen können nur durch wirksame vertragliche Regelung eingeführt werden.

Privatanteil bei kombinierten Reisen

Verbindet ein Arbeitnehmer eine Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt, sind nur die tatsächlich dienstlich veranlassten Kosten erstattungsfähig. Der Arbeitnehmer sollte dies im Vorfeld mit dem Arbeitgeber klären, um spätere Konflikte zu vermeiden.

Mahlzeitenabzug bei Verpflegungspauschale

Stellt der Arbeitgeber oder ein Geschäftspartner dem Arbeitnehmer Mahlzeiten kostenlos zur Verfügung, werden die Pauschalen entsprechend gekürzt: Frühstück 20 %, Mittagessen 40 %, Abendessen 40 % der Tagespauschale.

Verwandte Themen

Die Dienstreise berührt eine Reihe eng verwandter arbeitsrechtlicher Themen. Das Direktionsrecht bildet die Grundlage für die Anordnung von Dienstreisen und bestimmt zugleich deren Grenzen. Bei einem Unfall während der Reise greifen die Regelungen zum Arbeitsunfall und zum gesetzlichen Unfallversicherungsschutz. Der Dienstwagen ist häufig ein zentrales Arbeitsmittel auf Dienstreisen und wirft eigene Fragen zur Kostenerstattung und zum geldwerten Vorteil auf. Der Betriebsrat hat bei der Ausgestaltung von Reisekostenrichtlinien weitreichende Mitbestimmungsrechte nach § 87 BetrVG. Vergütung und Dokumentation von Überstunden spielen insbesondere dann eine Rolle, wenn Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit anfallen. Eine Abmahnung droht Arbeitnehmern, die eine zulässig angeordnete Dienstreise ohne sachlichen Grund verweigern. Bei Arbeitnehmern in Vertrauensarbeitszeit stellen sich besondere Fragen zur Erfassung und Vergütung von Reisezeit. Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats ist schließlich der übergeordnete Rahmen für alle kollektiven Regelungen rund um die betriebliche Reisetätigkeit.

Probleme wegen Dienstreise? Wir beraten Sie.

Wir beraten und vertreten Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Betriebsräte bei Problemen mit einer Dienstreise.

☎ 089/3801990 | ✉ thorn@thorn-law.de

Unsere Kanzlei hat in über 25 Jahren mehr als 1.500 Mandate im Arbeitsrecht bearbeitet. Die Ersteinschätzung ist kostenlos.

Dieser Artikel wurde von Rechtsanwalt Dr. Michael Thorn erstellt. Stand: Februar 2026.