Arbeitspapiere: Arten, Herausgabe & Aufbewahrung

Das Wichtigste in Kürze

• Herausgabepflicht: Der Arbeitgeber muss bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses alle Arbeitspapiere unverzüglich herausgeben. Eine Zurückbehaltung ist nur in engen Ausnahmen zulässig.

• Wichtigste Arbeitspapiere: Arbeitszeugnis, Arbeitsbescheinigung für die Arbeitsagentur, Lohnsteuerbescheinigung, Sozialversicherungsausweis, Urlaubsbescheinigung, Lohnbescheinigung.

• Zeugnis-Sonderregelung: Das Arbeitszeugnis muss bei Beendigung ausgestellt werden, aber der Arbeitgeber hat eine angemessene Frist zur Erstellung (in der Regel 3 Monate). Der Anspruch verjährt nach 3 Jahren.

• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM):  Die klassische Lohnsteuerkarte gibt es nicht mehr. Der Arbeitgeber ruft die Lohnsteuerdaten elektronisch ab. Der Arbeitnehmer erhält am Jahresende eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung.

• Schadensersatz bei Verzögerung: Wenn der Arbeitgeber die Arbeitspapiere nicht rechtzeitig herausgibt, kann der Arbeitnehmer Schadensersatz verlangen – etwa wenn dadurch die Bewerbung auf eine neue Stelle scheitert oder Arbeitslosengeld nicht gezahlt wird.

Was sind Arbeitspapiere?

Definition

Arbeitspapiere sind alle Dokumente und Unterlagen, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Sie dienen dem Nachweis von Beschäftigungszeiten, Vergütung, Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.

Der Begriff "Arbeitspapiere" ist gesetzlich nicht abschließend definiert. Im weitesten Sinne gehören dazu alle Unterlagen, die der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer erhalten hat oder die er im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erstellt hat.

Überblick über die wichtigsten Arbeitspapiere

Zu den Arbeitspapieren im engeren Sinne gehören:

• Sozialversicherungsausweis

• Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

• Arbeitsbescheinigung für die Bundesagentur für Arbeit

• Arbeitszeugnis

• Urlaubsbescheinigung

• Lohnbescheinigung/Gehaltsabrechnung

• Bescheinigung über vermögenswirksame Leistungen

• Bescheinigung über Altersteilzeit

• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse

Einzelne Arbeitspapiere im Detail

1. Sozialversicherungsausweis

Der Sozialversicherungsausweis (häufig auch "Rentenausweis" genannt) wird von der Deutschen Rentenversicherung ausgestellt. Er enthält die Sozialversicherungsnummer (Rentenversicherungsnummer) des Arbeitnehmers. Diese Nummer bleibt lebenslang gleich und wird für die Anmeldung zur Sozialversicherung benötigt.

Seit 2011 gibt es keinen physischen Ausweis mehr – stattdessen erhält der Arbeitnehmer eine schriftliche Mitteilung über seine Sozialversicherungsnummer. Der Arbeitgeber benötigt diese Nummer für die Anmeldung zur Sozialversicherung, darf das Dokument aber nicht dauerhaft einbehalten.

Herausgabepflicht: Der Arbeitgeber muss den Sozialversicherungsausweis bzw. die Bescheinigung mit der Sozialversicherungsnummer sofort nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses herausgeben.

2. Elektronische Lohnsteuerbescheinigung (ELStAM)

Die klassische Lohnsteuerkarte auf Papier wurde 2013 abgeschafft. Seitdem gilt das elektronische Verfahren ELStAM (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale). Der Arbeitgeber ruft die steuerlichen Daten des Arbeitnehmers elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern ab.

Am Ende des Jahres oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses erstellt der Arbeitgeber eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung. Diese wird elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Der Arbeitnehmer erhält eine Ausfertigung für seine Unterlagen – entweder in Papierform oder elektronisch.

Herausgabepflicht: Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuerbescheinigung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses unverzüglich ausstellen und dem Arbeitnehmer aushändigen. Spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres muss sie elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden.

3. Arbeitsbescheinigung für die Bundesagentur für Arbeit

Die Arbeitsbescheinigung (früher "Arbeitslosigkeitsbescheinigung") benötigt der Arbeitnehmer, um Arbeitslosengeld bei der Bundesagentur für Arbeit (früher Arbeitsamt) zu beantragen. Sie enthält Angaben über:

• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses

• Grund der Beendigung

• Höhe der Vergütung in den letzten Monaten

• Zeiten der Arbeitsunfähigkeit

• Nicht genommener Urlaub

• Abfindungszahlungen

Herausgabepflicht: Der Arbeitgeber muss die Arbeitsbescheinigung unverzüglich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellen – in der Regel innerhalb weniger Tage. Die Arbeitsagentur benötigt diese Bescheinigung, um über den Anspruch auf Arbeitslosengeld entscheiden zu können.

Die Arbeitsbescheinigung wird heute in der Regel elektronisch erstellt und direkt an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt. Der Arbeitnehmer erhält eine Kopie für seine Unterlagen.

4. Arbeitszeugnis

Das Arbeitszeugnis ist das wichtigste Arbeitspapier für die Bewerbung auf eine neue Stelle. Jeder Arbeitnehmer hat nach § 109 GewO (Gewerbeordnung) einen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.

Man unterscheidet zwischen:

• Einfaches Zeugnis: Enthält nur Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit

• Qualifiziertes Zeugnis: Enthält zusätzlich eine Bewertung von Leistung und Verhalten

In der Praxis wird fast immer ein qualifiziertes Zeugnis verlangt und erteilt.

Herausgabepflicht: Der Arbeitgeber muss das Arbeitszeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellen. Er hat jedoch eine angemessene Frist zur Erstellung – die Rechtsprechung geht von etwa 3 Monaten aus. Wenn der Arbeitnehmer das Zeugnis dringend benötigt (z.B. für eine Bewerbung), kann die Frist kürzer sein.

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt nach 3 Jahren ab Ende des Arbeitsverhältnisses (§ 195 BGB). Danach kann der Arbeitnehmer das Zeugnis nicht mehr einklagen.

5. Urlaubsbescheinigung

Die Urlaubsbescheinigung gibt Auskunft darüber, wie viel Urlaub der Arbeitnehmer im laufenden Jahr bereits genommen hat und wie viele Urlaubstage noch offen sind. Sie ist wichtig für den neuen Arbeitgeber, damit dieser den Resturlaubsanspruch berücksichtigen kann.

Inhalt:

• Urlaubsanspruch im Kalenderjahr

• Bereits genommener Urlaub

• Offener Resturlaub

• Übertragener Urlaub aus dem Vorjahr

Herausgabepflicht: Der Arbeitgeber muss die Urlaubsbescheinigung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellen und zusammen mit den anderen Arbeitspapieren herausgeben.

6. Lohn- und Gehaltsbescheinigungen

Die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen gehören ebenfalls zu den Arbeitspapieren. Sie dokumentieren die gezahlte Vergütung, die abgeführten Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

Aufbewahrungspflicht: Der Arbeitnehmer sollte alle Lohnabrechnungen aufbewahren – sie sind wichtig für die Steuererklärung, für Rentenansprüche und im Streitfall als Nachweis der Vergütung. Der Arbeitgeber muss die Abrechnungen mindestens 6 Jahre aufbewahren.

Herausgabepflicht: Wenn der Arbeitnehmer seine Lohnabrechnungen verloren hat, muss der Arbeitgeber Kopien herausgeben oder die Möglichkeit zur Einsichtnahme gewähren.

7. Bescheinigung über vermögenswirksame Leistungen

Wenn der Arbeitgeber vermögenswirksame Leistungen (VL) gezahlt hat, benötigt der Arbeitnehmer eine Bescheinigung darüber – vor allem wenn er die VL beim neuen Arbeitgeber fortsetzen möchte.

Herausgabepflicht: Der Arbeitgeber muss die Bescheinigung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellen.

Herausgabepflicht des Arbeitgebers

Gesetzliche Grundlage

Die Herausgabepflicht des Arbeitgebers ergibt sich aus § 242 BGB (Treu und Glauben) in Verbindung mit dem Beendigungsgrundsatz: Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat jede Partei Anspruch auf Rückgabe dessen, was sie der anderen Partei überlassen hat oder was im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis entstanden ist.

Für einige Arbeitspapiere gibt es spezielle gesetzliche Regelungen:

• § 109 GewO für das Arbeitszeugnis

• § 312 SGB III für die Arbeitsbescheinigung

• § 41b EStG für die Lohnsteuerbescheinigung

Zeitpunkt der Herausgabe

Der Arbeitgeber muss die Arbeitspapiere grundsätzlich unverzüglich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses herausgeben. "Unverzüglich" bedeutet "ohne schuldhaftes Zögern" – also so schnell wie möglich, in der Regel innerhalb weniger Tage.

Ausnahme: Für das Arbeitszeugnis gilt eine angemessene Frist von etwa 3 Monaten, weil es individuell erstellt werden muss.

Zurückbehaltungsrecht?

Ein Zurückbehaltungsrecht des Arbeitgebers an den Arbeitspapieren besteht grundsätzlich nicht – auch nicht, wenn der Arbeitgeber noch Forderungen gegen den Arbeitnehmer hat (z.B. Rückzahlung von Fortbildungskosten, Schadensersatz).

Die Rechtsprechung lehnt ein Zurückbehaltungsrecht ab, weil der Arbeitnehmer die Papiere für seine wirtschaftliche Existenzsicherung benötigt (Bewerbung, Arbeitslosengeld). Der Arbeitgeber kann seine Forderungen auf anderem Wege (Klage, Aufrechnung) geltend machen, darf aber die Arbeitspapiere nicht zurückbehalten.

Einzige Ausnahme: Wenn der Arbeitnehmer seine eigenen Unterlagen (z.B. Zeugnisse, Zertifikate) beim Arbeitgeber hinterlegt hat und der Arbeitgeber noch Ansprüche gegen ihn hat, kann ausnahmsweise ein Zurückbehaltungsrecht bestehen – aber nur an diesen eigenen Unterlagen, nicht an den vom Arbeitgeber erstellten Arbeitspapieren.

Was, wenn der Arbeitgeber Herausgabe verweigert?

Mahnung und Fristsetzung

Wenn der Arbeitgeber die Arbeitspapiere nicht herausgibt, sollte der Arbeitnehmer ihn zunächst schriftlich zur Herausgabe auffordern und eine angemessene Frist setzen (z.B. 2 Wochen).

Musterformulierung:

"Sehr geehrte Damen und Herren, ich fordere Sie hiermit auf, mir unverzüglich folgende Arbeitspapiere auszuhändigen: [Liste der Dokumente]. Bitte kommen Sie dieser Verpflichtung bis zum [Datum] nach. Für den Fall der Nichterfüllung behalte ich mir rechtliche Schritte vor."

Klage auf Herausgabe

Wenn der Arbeitgeber auch nach Fristsetzung nicht herausgibt, kann der Arbeitnehmer Klage beim Arbeitsgericht einreichen. Die Klage richtet sich auf Herausgabe der Arbeitspapiere.

Der Arbeitnehmer kann im Eilverfahren (einstweilige Verfügung) die sofortige Herausgabe verlangen, wenn er die Papiere dringend benötigt (z.B. für eine Bewerbung oder den Arbeitslosengeldantrag).

Schadensersatzanspruch

Wenn der Arbeitgeber die Arbeitspapiere schuldhaft nicht oder zu spät herausgibt und dem Arbeitnehmer dadurch ein Schaden entsteht, hat dieser einen Anspruch auf Schadensersatz (§ 280 BGB).

Typische Schadensersatzfälle:

• Die Bewerbung auf eine neue Stelle scheitert, weil das Arbeitszeugnis fehlt

• Das Arbeitslosengeld wird nicht rechtzeitig gezahlt, weil die Arbeitsbescheinigung fehlt

• Der neue Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer nicht einstellen, weil die Sozialversicherungsnummer fehlt

Der Arbeitnehmer muss nachweisen, dass ihm durch die Verzögerung ein konkreter Schaden entstanden ist (z.B. entgangenes Einkommen, Kosten für Rechtsberatung).

Aufbewahrungspflichten und Datenschutz

Aufbewahrungsfristen für Arbeitgeber

Der Arbeitgeber muss bestimmte Arbeitspapiere und Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: 6 Jahre (§ 41 Abs. 1 EStG, § 28f SGB IV)

• Sozialversicherungsnachweise: 6 Jahre

• Arbeitszeitnachweise: 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG)

• Bewerbungsunterlagen: 6 Monate nach Absage (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz)

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss der Arbeitgeber die Unterlagen datenschutzkonform vernichten.

Datenschutz

Der Arbeitgeber muss beim Umgang mit Arbeitspapieren die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten. Der Arbeitnehmer hat ein Recht auf:

• Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)

• Löschung nach Ende der Aufbewahrungsfristen (Art. 17 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Besonderheiten bei einzelnen Arbeitspapieren

Zeugnis: Wann muss es ausgestellt werden?

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis entsteht mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Der Arbeitgeber hat aber eine angemessene Frist zur Erstellung – in der Regel 3 Monate.

Wenn der Arbeitnehmer das Zeugnis früher benötigt (z.B. für eine Bewerbung), kann er dem Arbeitgeber eine kürzere Frist setzen. Im Eilfall kann er per einstweiliger Verfügung die sofortige Ausstellung verlangen.

Der Arbeitnehmer kann ein Zwischenzeugnis auch während des laufenden Arbeitsverhältnisses verlangen – etwa bei einem Vorgesetztenwechsel oder wenn er sich auf eine neue Stelle bewirbt.

Arbeitsbescheinigung: Elektronische Übermittlung

Die Arbeitsbescheinigung wird heute in der Regel elektronisch vom Arbeitgeber direkt an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt. Der Arbeitnehmer muss also nicht mehr persönlich eine Papierbescheinigung einreichen.

Der Arbeitnehmer erhält eine Kopie für seine Unterlagen. Wenn die elektronische Übermittlung technisch nicht möglich ist, muss der Arbeitgeber eine Papierbescheinigung ausstellen.

Lohnsteuerbescheinigung: Elektronische Abfrage

Der Arbeitnehmer kann seine Lohnsteuerbescheinigung auch selbst elektronisch beim Finanzamt abrufen – über das ELSTER-Portal. Trotzdem bleibt der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Ausfertigung zur Verfügung zu stellen.

Praxishinweis

Die häufigsten Probleme bei Arbeitspapieren entstehen durch Verzögerungen bei der Herausgabe – insbesondere beim Arbeitszeugnis. Arbeitnehmer sollten ihre Arbeitspapiere unmittelbar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses anfordern und bei Verzögerung schriftlich mahnen. Wenn Sie die Papiere dringend benötigen (z.B. für eine Bewerbung), weisen Sie darauf ausdrücklich hin und setzen Sie eine kurze Frist.

Wenn der Arbeitgeber die Herausgabe verweigert, können Sie im Eilverfahren (einstweilige Verfügung) die sofortige Herausgabe verlangen. Ein Zurückbehaltungsrecht hat der Arbeitgeber grundsätzlich nicht – auch nicht bei offenen Forderungen.

Arbeitgeber sollten die Arbeitspapiere unverzüglich herausgeben, um Schadensersatzansprüche zu vermeiden. Wenn Sie das Arbeitszeugnis noch nicht erstellt haben, teilen Sie dem Arbeitnehmer einen konkreten Termin mit, bis wann er es erhält. Eine pauschale Verweigerung oder Verzögerung ohne Angabe von Gründen ist rechtswidrig.

Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und vernichten Sie die Unterlagen nach Ablauf datenschutzkonform. Eine längere Aufbewahrung ist nur zulässig, wenn ein berechtigtes Interesse besteht (z.B. laufender Rechtsstreit).

Verwandte Themen im Arbeitsrecht-Lexikon

Arbeitspapiere sind bei Beendigung des Arbeitsvertrags herauszugeben. Das wichtigste Arbeitspapier ist das Arbeitszeugnis, auf das jeder Arbeitnehmer nach § 109 GewO einen Anspruch hat. Auch ein Zwischenzeugnis kann während des laufenden Arbeitsverhältnisses verlangt werden. Die Arbeitsbescheinigung wird für den Antrag auf Arbeitslosengeld bei der Bundesagentur für Arbeit benötigt. Die Lohnsteuerbescheinigung dokumentiert die gezahlte Vergütung und die abgeführten Steuern. Bei Verweigerung der Herausgabe kann der Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht klagen und Schadensersatz verlangen. Die Urlaubsbescheinigung dokumentiert den offenen Resturlaub nach Urlaubsanspruch. Bei Kündigung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch Aufhebungsvertrag ist die unverzügliche Herausgabe aller Arbeitspapiere Pflicht. Der Arbeitgeber muss Aufbewahrungsfristen beachten und die Unterlagen nach Ablauf datenschutzkonform vernichten.

Fragen zu Arbeitspapieren?

Wir beraten Sie umfassend bei allen Fragen rund um Arbeitspapiere, Herausgabeansprüche und Arbeitszeugnisse. Ob Sie als Arbeitnehmer Ihre Papiere zurückverlangen oder als Arbeitgeber wissen möchten, welche Pflichten Sie haben – wir unterstützen Sie mit fundierter Expertise.

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Dr. Michael Thorn, Rechtsanwalt | Stand: Februar 2026