Arbeitszeiterfassung im Arbeitsrecht

Das Wichtigste in Kürze

• Pflicht zur Zeiterfassung: Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen – nicht nur der Überstunden. Diese Pflicht gilt bereits nach geltendem Recht.

• BAG-Entscheidung 2022: Das BAG hat am 13. September 2022 entschieden, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG folgt – in unionsrechtskonformer Auslegung des EuGH-Urteils von 2019.

• Kein bestimmtes System vorgeschrieben: Das Gesetz schreibt kein bestimmtes System vor. Elektronische Systeme, Apps und auch handschriftliche Aufzeichnungen sind zulässig – der Arbeitgeber kann die Erfassung auf die Arbeitnehmer delegieren.

• Mitbestimmung: Der Betriebsrat hat bei der Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems ein Mitbestimmungsrecht – nicht aber bei der Frage, ob ein System eingeführt wird, da dies gesetzlich vorgegeben ist.

Rechtliche Grundlagen

EuGH-Entscheidung 2019

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Ohne ein solches System lasse sich weder die Einhaltung der Höchstarbeitszeit noch der Mindestruhezeiten wirksam kontrollieren. Die Entscheidung betonte den Zusammenhang zwischen Arbeitszeiterfassung und dem Grundrecht auf Begrenzung der Höchstarbeitszeit aus Art. 31 Abs. 2 der Charta der Grundrechte der EU.

BAG-Entscheidung 2022

Das BAG hat am 13. September 2022 entschieden, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits aus dem geltenden deutschen Recht folgt – nämlich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, der den Arbeitgeber verpflichtet, für eine geeignete Organisation des Arbeitsschutzes zu sorgen. In unionsrechtskonformer Auslegung umfasst diese Pflicht auch die Einführung eines Systems zur Erfassung der Arbeitszeit. Das BAG stellte zugleich klar, dass der Betriebsrat kein Initiativrecht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems hat – weil die Einführung bereits gesetzlich vorgeschrieben ist und damit kein Raum für ein Mitbestimmungsrecht besteht.

Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthält in § 16 Abs. 2 bereits eine Aufzeichnungspflicht für die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit. Diese Pflicht erfasst nur Überstunden. Die durch die BAG-Entscheidung begründete Pflicht geht darüber hinaus und umfasst die gesamte Arbeitszeit einschließlich Beginn, Ende und Dauer.

Zeiterfassungs - Anforderungen

Objektiv und verlässlich

Das System muss objektiv und verlässlich sein – also die tatsächliche Arbeitszeit korrekt wiedergeben. Es muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Pausen müssen erkennbar sein, da sie nach dem ArbZG nicht zur Arbeitszeit zählen. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

Keine Formvorgabe

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes System vor. In Betracht kommen elektronische Zeiterfassungssysteme – etwa Stempeluhren, Chipkarten oder biometrische Systeme, softwarebasierte Lösungen – etwa Apps oder browserbasierte Tools, Excel-Tabellen oder andere digitale Aufzeichnungen sowie handschriftliche Stundenzettel. Der Arbeitgeber hat bei der Wahl des Systems einen Gestaltungsspielraum, muss aber sicherstellen, dass die Aufzeichnungen verlässlich und nachprüfbar sind.

Delegation auf Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber kann die Pflicht zur Aufzeichnung auf die Arbeitnehmer delegieren – er muss aber sicherstellen, dass die Aufzeichnungen tatsächlich geführt werden, und die Einhaltung kontrollieren. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Erfassung bleibt beim Arbeitgeber.

Arbeitszeiterfassung und Überstunden

Bedeutung für den Überstundennachweis

Die Arbeitszeiterfassung hat erhebliche Bedeutung für den Nachweis von Überstunden. Will der Arbeitnehmer Überstundenvergütung geltend machen, muss er nach der Rechtsprechung des BAG darlegen und beweisen, dass er Überstunden geleistet hat und dass diese vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt oder geduldet wurden. Eine ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung erleichtert diesen Nachweis erheblich.

Darlegungs- und Beweislast

Führt der Arbeitgeber kein Zeiterfassungssystem ein, obwohl er dazu verpflichtet ist, kann dies Auswirkungen auf die Darlegungs- und Beweislast im Überstundenprozess haben. Die Rechtsprechung hat noch nicht abschließend geklärt, ob die fehlende Zeiterfassung zu einer Beweislastumkehr zugunsten des Arbeitnehmers führt. Arbeitnehmer sollten ihre Arbeitszeiten in jedem Fall eigenständig dokumentieren – etwa durch ein Arbeitszeittagebuch oder Screenshots der tatsächlichen Arbeitszeiten.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Der Betriebsrat hat bei der Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – soweit technische Einrichtungen eingesetzt werden, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Dieses Mitbestimmungsrecht umfasst die Auswahl des konkreten Systems, die Art und Weise der Datenerhebung und -speicherung, die Zugriffsberechtigungen und den Datenschutz sowie die Regelung von Toleranzzeiten und Rundungen. Ein Initiativrecht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems hat der Betriebsrat nach der BAG-Entscheidung von 2022 hingegen nicht – da die Einführung bereits gesetzlich vorgeschrieben ist.

Datenschutz bei Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten und unterliegt daher der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Verarbeitung der Arbeitszeitdaten ist nach § 26 BDSG zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses zulässig. Der Arbeitgeber muss aber sicherstellen, dass nur die erforderlichen Daten erhoben werden – Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie Pausenzeiten. Eine Erfassung des Aufenthaltsorts oder der konkreten Tätigkeit geht über das Erforderliche hinaus und ist nur mit besonderer Rechtfertigung zulässig. Biometrische Zeiterfassungssysteme – etwa Fingerabdruckscanner – sind besonders sensibel und erfordern eine Einwilligung des Arbeitnehmers oder eine Betriebsvereinbarung.

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Dieser Artikel wurde von Rechtsanwalt Dr. Michael Thorn erstellt. Stand: Februar 2026.