Lohnabrechnung im Arbeitsrecht

Das Wichtigste in Kürze

• Anspruchsgrundlage: Jeder Arbeitnehmer hat nach § 108 Abs. 1 GewO Anspruch auf eine Entgeltabrechnung in Textform bei jeder Zahlung des Arbeitsentgelts.

• Pflichtangaben: Die Lohnabrechnung muss den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten – insbesondere Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstigen Vergütungen sowie Art und Höhe aller Abzüge.

• Digitale Abrechnung: Das BAG hat mit Urteil vom 28. Januar 2025 (9 AZR 48/24) entschieden, dass der Arbeitgeber die Lohnabrechnung auch ausschließlich digital in einem Mitarbeiterportal bereitstellen darf. Arbeitnehmer ohne privaten Internetzugang müssen die Abrechnung im Betrieb einsehen und ausdrucken können.

• Kein Schuldanerkenntnis: Die Lohnabrechnung ist eine bloße Wissenserklärung. Aus einer fehlerhaften Abrechnung folgt kein Anspruch auf den darin ausgewiesenen Betrag.

• Klagbarkeit: Der Abrechnungsanspruch ist einklagbar. Die Zwangsvollstreckung erfolgt nach § 888 ZPO als unvertretbare Handlung.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Definition und Zweck der Entgeltabrechnung

Die Lohnabrechnung ist die vom Arbeitgeber erstellte Aufstellung über die Berechnung des Arbeitsentgelts für einen bestimmten Abrechnungszeitraum. Sie dokumentiert den Weg vom Bruttoentgelt zum Nettoentgelt und macht alle Zuschläge, Zulagen, Abzüge und Abführungen transparent.

Die Begriffe Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Entgeltabrechnung werden in der Praxis synonym verwendet. Historisch bezeichnete „Lohn" die Vergütung von Arbeitern und „Gehalt" die von Angestellten – diese Unterscheidung ist heute überholt.

Der Zweck der Lohnabrechnung ist die Information des Arbeitnehmers über die erfolgte Zahlung. Der Arbeitnehmer soll erkennen können, warum er genau den ausgezahlten Betrag erhält und wie sich dieser zusammensetzt. Die Lohnabrechnung dient nicht der Vorbereitung einer Zahlungsklage – dieser Zweck wird von § 108 GewO nicht erfasst (BAG, 12.7.2006, 5 AZR 646/05).

Rechtsgrundlage: § 108 GewO

Der gesetzliche Abrechnungsanspruch

§ 108 Abs. 1 Satz 1 GewO begründet den gesetzlichen Anspruch des Arbeitnehmers auf Erteilung einer Entgeltabrechnung. Der Anspruch entsteht bei jeder Zahlung des Arbeitsentgelts – also typischerweise monatlich. Die Verpflichtung entfällt nur, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben (§ 108 Abs. 2 GewO).

In der Praxis dürfte dies selten vorkommen, da sich allein durch Schwankungen bei Überstunden, variablen Vergütungsbestandteilen oder Abwesenheitszeiten regelmäßig Änderungen ergeben.

Neben § 108 GewO können sich Abrechnungspflichten aus dem Arbeitsvertrag, dem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. Diese können weitergehende Anforderungen an Inhalt und Form der Abrechnung stellen.

Was muss die Lohnabrechnung enthalten?

Pflichtangaben nach § 108 GewO und Entgeltbescheinigungsverordnung

Die Lohnabrechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Abrechnungszeitraum: Der Zeitraum, für den das Entgelt gezahlt wird – in der Regel ein Kalendermonat.

• Zusammensetzung des Bruttoentgelts: Das Grundgehalt, Art und Höhe aller Zuschläge (z. B. Nachtzuschläge, Feiertagszuschläge), Zulagen (z. B. Gefahrenzulage, Funktionszulage), Sonderzahlungen, Provisionen und sonstige Vergütungsbestandteile.

• Art und Höhe der Abzüge: Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer, Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie weitere Abzüge (z. B. vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge, Pfändungen).

• Abschlagszahlungen und Vorschüsse: Bereits geleistete Teilzahlungen auf das Entgelt.

• Nettoentgelt: Der tatsächlich zur Auszahlung kommende Betrag.

• Die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) konkretisiert die Mindestangaben weiter. Sie verlangt zusätzlich Angaben wie die Steuerklasse, die Anzahl der Kinderfreibeträge, den Beitragsgruppenschlüssel der Sozialversicherung, die Sozialversicherungsnummer und die Betriebsnummer des Arbeitgebers.

Digitale Lohnabrechnung: Das BAG-Urteil 2025

Elektronische Bereitstellung genügt der Textform

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 28. Januar 2025 (9 AZR 48/24) eine für die Praxis wegweisende Entscheidung getroffen: Der Arbeitgeber erfüllt seine Abrechnungspflicht nach § 108 GewO auch dann, wenn er die Lohnabrechnung ausschließlich als elektronisches Dokument in einem passwortgeschützten Mitarbeiterportal bereitstellt. Eine Abrechnung in Papierform kann der Arbeitnehmer grundsätzlich nicht verlangen.

Das BAG begründete dies damit, dass § 108 GewO lediglich die „Textform" verlangt – nicht die strengere „Schriftform" mit eigenhändiger Unterschrift. Die Textform nach § 126b BGB ist gewahrt, wenn die Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird und der Aussteller erkennbar ist. Ein PDF in einem Mitarbeiterportal erfüllt diese Anforderungen.

Gleichzeitig stellte das BAG klar, dass der Abrechnungsanspruch eine sogenannte Holschuld ist: Der Arbeitgeber muss die Abrechnung bereitstellen, aber nicht aktiv an den Arbeitnehmer übermitteln. Der Arbeitnehmer muss sie selbst abrufen. Für Beschäftigte ohne privaten Internetzugang muss der Arbeitgeber jedoch sicherstellen, dass sie die Abrechnung im Betrieb einsehen und ausdrucken können.

Wann entsteht der Abrechnungsanspruch?

Zeitpunkt und Voraussetzungen

Der Abrechnungsanspruch entsteht „bei Zahlung" des Arbeitsentgelts (§ 108 Abs. 1 Satz 1 GewO). Dies bedeutet: Der Arbeitgeber muss die Abrechnung erteilen, wenn er das Entgelt zahlt – nicht vorher. Ein eigenständiger Abrechnungsanspruch zur Vorbereitung einer Zahlungsklage besteht nach § 108 GewO nicht. Hat der Arbeitgeber das Entgelt jedoch nicht gezahlt, schuldet er gleichwohl eine Abrechnung, wenn ein fälliger Entgeltanspruch besteht. In diesem Fall folgt der Abrechnungsanspruch aus § 259 BGB (Rechnungslegungspflicht) oder als Nebenpflicht aus dem Arbeitsvertrag.

Rechtsnatur der Lohnabrechnung

Wissenserklärung – kein Schuldanerkenntnis

Die Lohnabrechnung ist nach ständiger Rechtsprechung des BAG eine bloße Wissenserklärung (BAG, 5.7.2017, 4 AZR 867/16). Sie stellt kein deklaratorisches oder konstitutives Schuldanerkenntnis dar. Das bedeutet: Weist die Abrechnung einen höheren Betrag aus, als dem Arbeitnehmer tatsächlich zusteht, kann der Arbeitnehmer daraus keinen Zahlungsanspruch ableiten. Umgekehrt steht dem Arbeitnehmer der korrekte Vergütungsanspruch auch dann zu, wenn die Abrechnung einen zu niedrigen Betrag ausweist.

Diese Einordnung hat erhebliche praktische Bedeutung: Arbeitnehmer können sich bei Vergütungsstreitigkeiten nicht allein auf die Lohnabrechnung stützen, und Arbeitgeber können fehlerhafte Abrechnungen korrigieren, ohne an die ursprüngliche Abrechnung gebunden zu sein.

Lohnabrechnung - Ausschlussfristen

Hemmung des Fristlaufs bei fehlender Abrechnung

Im Arbeitsrecht gelten häufig vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen, die zum Verfall von Ansprüchen führen können.

Die Lohnabrechnung spielt dabei eine wichtige Rolle: Für Entgeltbestandteile, die der Arbeitgeber vorbehaltlos in der Abrechnung ausgewiesen hat, muss der Arbeitnehmer keine Ausschlussfrist wahren – der Arbeitgeber hat den Anspruch durch die Abrechnung bereits anerkannt. Unterlässt der Arbeitgeber eine erforderliche Abrechnung, kann sich im Rahmen der Auslegung von Ausschlussfristen zugunsten des Arbeitnehmers auswirken, weil der Arbeitnehmer ohne Abrechnung nicht erkennen kann, welche Ansprüche er geltend machen muss.

Fehlerhafte oder fehlende Lohnabrechnung

Rechte des Arbeitnehmers bei Verstößen

Fehlende Abrechnung

Erteilt der Arbeitgeber keine Abrechnung, kann der Arbeitnehmer den Anspruch aus § 108 GewO gerichtlich durchsetzen. Die Zwangsvollstreckung eines Titels auf Erteilung einer Abrechnung erfolgt nach § 888 ZPO als unvertretbare Handlung – das Arbeitsgericht kann ein Zwangsgeld verhängen.

Fehlerhafte Abrechnung

Ist die Abrechnung inhaltlich fehlerhaft – etwa weil Zuschläge fehlen, Abzüge zu hoch sind oder der Abrechnungszeitraum nicht stimmt –, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Berichtigung. Der Anspruch auf eine korrekte Abrechnung ergibt sich aus § 108 GewO in Verbindung mit der Pflicht zur ordnungsgemäßen Vertragserfüllung. Bei der Prüfung ist zu beachten, dass die Abrechnung den gesetzlichen Mindestlohn nicht unterschreiten darf.

Verspätete Abrechnung

Die Abrechnung muss zeitnah zur Zahlung erfolgen. Eine erhebliche Verzögerung kann den Arbeitgeber schadensersatzpflichtig machen, wenn dem Arbeitnehmer dadurch Nachteile entstehen – etwa weil er einen Kreditantrag nicht rechtzeitig einreichen kann.

Lohnabrechnung und Sozialversicherung

Meldepflichten und Beitragsnachweise

Die Lohnabrechnung ist eng mit der Sozialversicherung verknüpft. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Sozialversicherungsbeiträge korrekt zu berechnen, vom Bruttoentgelt abzuziehen und an die zuständigen Einzugsstellen abzuführen. Die Lohnabrechnung dokumentiert diese Abzüge. Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung müssen separat ausgewiesen werden. Der Arbeitgeber muss zudem monatlich einen Beitragsnachweis an die Einzugsstelle übermitteln und jährlich eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt senden.

Aufbewahrungspflichten

Wie lange müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden?

Arbeitgeber müssen Lohnabrechnungen und die zugrunde liegenden Unterlagen mindestens sechs Jahre aufbewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB). Für Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Steuerlich relevante Unterlagen müssen nach § 147 Abs. 1 AO ebenfalls bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Arbeitnehmern wird empfohlen, ihre Lohnabrechnungen mindestens bis zum Erhalt des Rentenbescheids aufzubewahren, um lückenlose Versicherungszeiten nachweisen zu können.

Lohnabrechnung - Besondere Fälle

Entgeltfortzahlung, Kurzarbeit und Beendigung

Entgeltfortzahlung bei Krankheit

Während der Entgeltfortzahlung muss die Lohnabrechnung das fortgezahlte Entgelt ausweisen. Die Abrechnung sollte erkennen lassen, dass es sich um Entgeltfortzahlung handelt, nicht um reguläres Arbeitsentgelt.

Kurzarbeit

Bei Kurzarbeit wird die Abrechnung komplexer: Sie muss das Ist-Entgelt (für tatsächlich geleistete Arbeit), das Kurzarbeitergeld und ggf. einen Aufstockungsbetrag des Arbeitgebers separat ausweisen.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Bei Kündigung oder Aufhebungsvertrag muss der Arbeitgeber eine Schlussabrechnung erstellen. Diese muss alle noch offenen Ansprüche berücksichtigen: restliches Gehalt, Urlaubsabgeltung, anteilige Sonderzahlungen, Überstundenvergütung und ggf. eine Abfindung.

Sachbezüge

Geldwerte Vorteile wie ein Firmenwagen, Verpflegungszuschüsse oder Mitarbeiterrabatte müssen in der Lohnabrechnung als Sachbezüge ausgewiesen und korrekt versteuert werden.

Praxisprobleme und typische Fehler

Häufige Fehler bei Lohnabrechnungen

Fehlende oder falsche Zuschläge 

Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge werden nicht oder nicht korrekt berechnet. Arbeitnehmer sollten prüfen, ob alle vereinbarten Zuschläge in der Abrechnung erscheinen.

Falsche Steuerklasse

Nach einer Heirat, Scheidung oder dem Wechsel der Steuerklasse kann die Abrechnung vorübergehend mit falschen Daten erstellt werden. Der Arbeitnehmer sollte Änderungen zeitnah mitteilen.

Fehlende Überstundenvergütung

Geleistete Überstunden werden nicht abgerechnet. Ohne korrekte Arbeitszeiterfassung ist die Nachforderung schwierig.

Nicht ausgewiesene Sachbezüge

Geldwerte Vorteile wie ein Dienstwagen werden steuerlich nicht korrekt erfasst. Dies kann bei einer Betriebsprüfung zu Nachforderungen führen.

Verspätete Abrechnungen

Manche Arbeitgeber erteilen Abrechnungen erst Wochen nach der Zahlung. Die Abrechnung sollte zeitnah – idealerweise vor oder mit der Gehaltszahlung – erfolgen.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Betriebsrat und Abrechnungssysteme

Die Einführung und Ausgestaltung elektronischer Abrechnungssysteme unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrats. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Das BAG hat im Urteil vom 28. Januar 2025 (9 AZR 48/24) bestätigt, dass die digitale Bereitstellung von Entgeltabrechnungen über eine Konzernbetriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG geregelt werden kann, sofern sie nicht unverhältnismäßig in die Rechte der Arbeitnehmer eingreift.

Praxishinweis für Arbeitnehmer

So schützen Sie Ihre Rechte

• Prüfen Sie Ihre Lohnabrechnung jeden Monat sorgfältig.

• Kontrollieren Sie insbesondere, ob alle vereinbarten Vergütungsbestandteile – Grundgehalt, Zuschläge, Zulagen, Überstundenvergütung – korrekt ausgewiesen sind.

• Vergleichen Sie die Abzüge für Sozialversicherung und Steuern mit Ihren Erwartungen.

• Bei Unstimmigkeiten wenden Sie sich zeitnah an Ihre Personalabteilung und dokumentieren Sie Ihre Einwände schriftlich.

• Bewahren Sie Ihre Lohnabrechnungen dauerhaft auf – sie sind wichtige Nachweise für die Rentenversicherung und ggf. für die Durchsetzung von Nachforderungsansprüchen.

• Wenn Ihr Arbeitgeber keine oder offensichtlich fehlerhafte Abrechnungen erteilt, empfiehlt sich die Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Verwandte Themen

Die Lohnabrechnung steht in engem Zusammenhang mit zahlreichen arbeitsrechtlichen Themen.

Das Arbeitsentgelt ist der zentrale Gegenstand der Abrechnung. Die Lohnsteuer und die Sozialversicherungspflicht bestimmen die Abzüge. Die Lohnsteuerbescheinigung fasst die Jahresdaten zusammen. Sachbezüge müssen in der Abrechnung erfasst werden. Die Entgeltfortzahlung bei Krankheit wirkt sich auf die Abrechnung aus. Zulagen und Zuschläge müssen korrekt ausgewiesen werden. Bei Kündigung ist eine Schlussabrechnung erforderlich. Die Rentenversicherung und die Meldepflichten des Arbeitgebers hängen unmittelbar mit der korrekten Abrechnung zusammen. Pfändungen und Aufrechnungen sind in der Abrechnung gesondert darzustellen.

Fragen zur Lohnabrechnung?

Ihre Lohnabrechnung ist fehlerhaft, unvollständig oder Sie erhalten gar keine Abrechnung? Ihr Arbeitgeber zieht Beträge ab, die Sie nicht nachvollziehen können? Wir prüfen Ihre Abrechnung und beraten Sie zu Ihren Ansprüchen.

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Dieser Artikel wurde von Rechtsanwalt Dr. Michael Thorn erstellt. Stand: 2026.